公益財団法人名古屋まちづくり公社個人情報保護規程
(平成17年3月31日理事会議決)
(趣旨)
第1条 この規程は、個人の権利利益を保護するため、公益財団法人名古屋まちづくり公社(以下「公社」という。)が取り扱う個人情報の適正な取扱いに関する基本的な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
(2) 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ 前号に掲げるもののほか、当該情報の集合物に含まれる個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
(3) 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 保有個人データ 公社が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への情報の提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして次に掲げるもの又は6月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
ア 当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
イ 当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの
ウ 当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
エ 当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
(5) 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(一般原則)
第3条 公社は、各事業の遂行に当たって事業者が遵守すべき法令等の規定並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、個人情報の保護に関する基本指針(平成16年4月2日閣議決定)、個人情報保護法第8条の規定に基づき国の行政機関が定めた指針及び公社を業務の対象とする認定個人情報保護団体(個人情報保護法第40条第1項に規定する認定個人情報保護団体をいう。以下同じ。)が作成する指針を遵守するほか、この規程に従い個人情報を適正に取り扱うものとする。
(利用目的の特定)
第4条 公社は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り具体的に特定するものとする。
2 公社は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わないものとする。
(利用目的による制限)
第5条 公社は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わないものとする。
2 公社は、合併その他の事由により他の事業者から事業を継承することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
3 前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体、生活又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関又は地方公共団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
4 公社は、前項の規定により利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を利用するときは、個人の権利利益を不当に侵害することのないようにするものとする。
(適正な取得)
第6条 公社は、個人情報を取得するときは、適法かつ公正な手段により取得するものとする。
2 公社は、個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き本人から取得するものとする。
(1) 本人の同意を得ているとき。
(2) 法令に基づく場合
(3) 出版、報道等により公にされているものから取得するとき。
(4) 個人の生命、身体、健康、生活又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5) 所在不明、心神喪失等の理由により、本人から取得することが困難なとき。
(6) 争訟、選考、指導、相談、交渉、顕彰等の業務を行う場合において、本人から取得したのでは当該業務の目的の達成が損なわれ、又は当該業務の適正な執行に著しい支障が生ずると認められるとき。
(7) 個人情報の取扱いの全部又は一部を受託する場合又は指定管理者として地方公共団体から個人情報の提供を受ける場合
(8) 合併その他の事由による事業の継承に伴って個人情報の提供を受ける場合
(9) 第三者が保有する個人情報を共同して利用するときで次のいずれかに該当する場合
ア 個人情報取扱事業者(個人情報保護法第2条第3項に規定する個人情報取扱事業者をいう。)の保有する個人データが、個人情報保護法第23条第4項第3号に定める措置を講じられた上で提供されているとき
イ アに規定する個人データ以外の個人情報が、個人情報保護法第23条第4項第3号に定める措置に準ずる措置を講じられた上で提供されているとき
(10) 前各号に掲げるもののほか、本人以外から取得することに相当の理由があると認められるとき
(要注意情報の取扱いの禁止)
第7条 公社は、次に掲げる場合を除き、思想、信条及び宗教に係る個人情報並びに社会的差別の原因となるおそれがある事項に係る個人情報を取得しないものとする。
(1) 法令に基づく場合
(2) 前条第2項第7号から第8号のいずれかに該当するとき。
(3) 業務の遂行に必要不可欠であると認められるとき。
2 公社は、次に掲げる場合を除き、前項に規定する個人情報の電子計算機処理をしないものとする。
(1) 法令に基づく場合
(2) 業務の遂行に必要不可欠であり、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
(取得に際しての利用目的の通知等)
第8条 公社は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表するものとする。
2 公社は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。
3 公社は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより公社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(内容の正確性の確保)
第9条 公社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
(安全管理措置)
第10条 公社は、その取り扱う個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(職員の監督等)
第11条 公社は、公社の職員(公社に採用された者をいう。以下同じ。)に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
2 公社は個人情報の適正な取扱いの確保のため、職員に対し、教育研修その他の措置を実施するものとする。
3 公社は、職員がその在職中又は退職後、その業務に関して知り得た個人情報の内容を正当な権限なく他人に知らせ又は不当な目的に使用しないようにするため、雇用契約等において秘密保持に関する事項を定める等必要な措置を講ずるものとする。
(委託)
第12条 公社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、当該個人情報の保護のため、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(第三者提供の制限)
第13条 公社は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しないものとする。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
2 公社は、個人情報を第三者に提供するときは、個人の権利利益を不当に侵害することのないようにするものとする。
3 公社は、第三者に提供される個人情報について、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、当該個人情報を第三者に提供することができる。
(1) 第三者への提供を利用目的とすること。
(2) 第三者に提供される個人情報の項目
(3) 第三者への提供の手段又は方法
(4) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者への提供を停止すること。
4 公社は、前項第2号又は第3号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
5 次に掲げる場合において、当該個人情報の提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 公社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2) 合併その他の事由による事業の継承に伴って個人情報が提供される場合
(3) 個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
6 公社は、前項第3号に規定する利用する者の利用目的又は個人情報の管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
(保有個人データに関する事項の公表等)
第14条 公社は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、事務所における書面の掲示又は備付け、ホームページ上での掲載その他の方法により本人の知り得る状態に置くものとする。
(1) 公社の名称
(2) すべての保有個人データの利用目的(第8条第4項第1号から第3号までに該当する場合を除く。)
(3) 次項、次条第1項、第16条第1項又は第17条第1項若しくは第2項の規定による求めに応じる手続き及びその手数料の額
(4) 保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
2 公社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。
(1) 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
(2) 第8条第4項第1号から第3号までに該当する場合
3 公社は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
(開示)
第15条 公社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法(開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法)により、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 公社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 法令(個人情報保護法を除く。以下この条及び次条において同じ。)に違反することとなる場合
2 公社は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
3 法令の規定により、本人に対し第1項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、同項の規定は、適用しない。
(訂正等)
第16条 公社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を求められた場合には、その内容の訂正等に関して法令の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。
2 公社は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知するものとする。
(利用停止等)
第17条 公社は、本人から、当該本人が識別できる保有個人データが第5条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第6条若しくは第7条第1項の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
2 公社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第13条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わる措置をとるときはこの限りでない。
3 公社は、第1項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
(理由の説明)
第18条 公社は、第14条第3項、第15条第2項、第16条第2項又は前条第3項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。
(開示等の求めに応じる手続)
第19条 公社は、第14条第2項、第15条第1項、第16条第1項又は第17条第1項若しくは第2項の規定による求め(以下この条において「開示等の求め」という。)を受け付ける方法として次に掲げる事項を定めるものとする。
(1) 開示等の求めの申出先
(2) 開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
(3) 開示等の求めをする者が本人又は第3項に規定する代理人であることの確認の方法
(4) 第5項の手数料の徴収方法
2 公社は、本人に対し、開示等の求めに関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、公社は、本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとるものとする。
3 公社は、次に掲げる代理人による開示等の求めに応じるものとする。
(1) 未成年者又は成年被後見人の法定代理人
(2) 開示等の求めをするにつき本人が委任した代理人
4 公社は、開示等の求めに応じる手続きを定めるにあたっては、本人に過重の負担を課するものとならないよう配慮するものとする。
5 公社は、第14条第2項の規定による利用目的の通知又は第15条第1項の規定による開示を求められたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。
6 公社は、前項の規定により手数料を徴収する場合は、実費を勘案して合理的と認められる範囲内において、その手数料の額を定めるものとする。
(苦情の処理)
第20条 公社は、公社の個人情報の取扱いに関する苦情を、適切かつ迅速に処理するよう努めるとともに、そのために必要な体制の整備に努めるものとする。
(漏えい等が発生した場合の対応)
第21条 公社は、公社が取り扱う個人情報の漏えい等が発生したときは、事実関係、個人情報の内容、発生原因及び対応策を名古屋市に遅滞なく報告するものとする。
(規程の公表)
第22条 公社は、この規程を公表するものとする。
2 公表は、事務所における書面の掲示又は備付け、ホームページ上での掲載その他の方法により継続的に行うものとする。
(個人情報保護責任者)
第23条 公社は、この規程の適切な施行その他個人情報の保護を図る施策の実施ために、個人情報保護責任者を置くものとする
(委任)
第24条 この規程に定めるもののほか、公社が取り扱う個人情報の保護に関し必要な事項は、理事長が定める。
附則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
